У К Р А Ї Н А

ЧОПСЬКА  МІСЬКА  РАДА ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

шістнадцята сесія п'ятого скликання

Р І Ш Е Н Н Я

від  08  квітня  2008 року                            № 33

   м. Чоп

Про  викладення в новій редакції   

Регламенту виконавчого комітету

Чопської міської  ради

         Відповідно до ст. 25 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні", в зв"язку із змінами, які відбулися в структурі апарату міської ради та її виконавчих органів, розглянувши та обговоривши поданий організаційно-правовим відділом проект Регламенту виконавчого комітету Чопської міської ради в новій редакції, шістнадцята сесія п'ятого скликання

в и р і ш и л а :

         1. Затвердити Регламент виконавчого комітету Чопської міської ради п"ятого скликання  в новій редакції згідно з додатком 1.

         2. Загальному відділу Чопського міськвиконкому (Молнар І.М.) ознайомити причетних з Регламентом виконавчого комітету Чопської міської ради.

Міський голова                                                                                                                Г.В. Цар

Додаток 1 до рішення 16-ої сесії V-го скликання

                                                                                                                   від 08.04.2008 року № ____

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Чопської міської ради

РОЗДІЛ І
Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету міської ради (надалі - регламент) є нормативним актом, який визначає принципи та порядок його діяльності.

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради; утворюється радою на строк її повноважень, підзвітний і підконтрольний їй, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади - підконтрольний обласній державній адміністрації.

1.3. Повноваження виконавчого комітету закріплені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні".

1.4. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій - заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради за розпорядженням міського голови.

1.5. Утворені міською радою відділи та управління, інші виконавчі органи ради підпорядковані виконавчому комітету та міському голові. Відділи та управління у своїй роботі керуються Конституцією України, Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні", іншими законами України та даним Регламентом. Керівники відділів, управлінь інших виконавчих органів ради призначаються на посаду і звільняються з неї міським головою одноособово.

1.6. Регламент затверджується та скасовується тільки за рішенням сесії міської ради. Зміни та доповнення до нього вносяться шляхом винесення відповідного рішення міською радою.

1.7. Дотримання положень Регламенту є обов"язковим для виконкому, всіх виконавчих органів міськради, їх посадових осіб. Невиконання вимог цього регламенту без поважних причин є підставою для накладання дисциплінарного стягнення відповідно Закону України „Про державну службу" та Кодексу законів про працю.

РОЗДІЛ ІІ

Планування роботи

2.1 Виконавчий комітет організовує свою роботу на основі планів на квартал, які приймаються рішенням виконкому в останній місяць попереднього кварталу, інші виконавчі органи міської ради організовують свою роботу на основі річних  планів та щомісячних календарних планів, з врахуванням плану роботи виконкому на поточний квартал.

Контроль за виконанням плану роботи виконкому здійснюється організаційно-правовим відділом. Контроль за підготовкою матеріалів та проведенням передбачених планом заходів покладається на заступників міського голови (відповідно до розподілу обов"язків) та керуючого справами виконкому.

Сесія міської ради працює на основі планів на півріччя, які затверджуються рішенням сесії в ІІ та ІУ кварталах.

2.2 Порядок підготовки проекту річного плану:

2.2.1 Відділи та управління виконкому міськради на основі всебічного аналізу стану справ галузі (напрямку діяльності) до 10 грудня поточного року надають до організаційного-правового відділу письмово перспективний річний план конкретних заходів, які планується здійснити відділом (Управлніям) протягом наступного року на паперовому та електронному носіях, попередньо погоджених із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради (відповідно до розподілу обов"язків);

2.2.2  За тиждень до засідання виконкому завізовані проекти плану роботи виконкому та рішення щодо його затвердження передаються керуючому справами, який інформує членів виконавчого комітету по зазначеному питанню на засіданні виконкому.

2.3 Порядок підготовки проекту календарного (щомісячного) плану

2.3.1. Керівники відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради у триденний термін після отримання плану роботи виконкому складають (уточнюють) календарні плани роботи власних відділів та управлінь, які затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами відповідно до розподілу обов'язків.  

2.3.2. Щомісячно, до 20 числа, відділи та управління виконкому міськради, письмово надають до організаційно-правового відділу та відділу внутрішньої політики і контролю  календарні плани на наступний місяць відповідних відділів та управлінь на паперових та електронних носіях, з метою включення заначених заходів до планових нарад при міському голові, заступниках міського голови та уточнення річного плану роботи виконавчих органів міської ради, тощо.

Відповідними відділами та управліннями в термін до 5 числа наступного за звітнім місяця, готують інформації про хід виконання календарних планів за звітній місяць та надають їх до організаційно - правового відділу та відділу внутрішньої політики і контролю.

2.3.3. Контроль за виконанням календарного плану здійснюється начальником відповідного відділу чи управління.

РОЗДІЛ ІІІ

Підготовка сесій міської ради

3.1 Сесія ради скликається в разі необхідності, але не менше одного разу на квартал.

3.2 Пропозиції щодо питань на розгляд ради можуть вноситися міським головою, постійними комісіями, депутатами, виконавчим комітетом ради, загальними зборами громадян не пізніше як за п'ятнадцять днів до відкриття чергової сесії.

3.3 Кожна пропозиція щодо питань на розгляд ради попередньо узгоджується з міським головою, після чого письмово за 12 днів до сесії надається до організаційно-правового відділу для підготовки проекту розпорядження міського голови про скликання сесії.

3.4 Пропозиції до порядку денного внесені пізніше зазначеного терміну вносяться на розгляд міськради після обговорення та підготовки висновку щодо доцільності їх включення до порядку денного сесії відповідною постійною комісією або секретарем міської ради.

3.5 Розпорядження міського голови про скликання чергової сесії із зазначенням основних питань, які виносяться на розгляд ради, місця і часу проведення сесії оприлюднюється у визначеному законодавством порядку, не пізніше як за 10 днів до її відкриття. У виняткових випадках - не пізніше як за день до сесії.

3.6 Позачергова сесія скликається не пізніше двотижневого терміну після надходження пропозицій про її скликання. Розпорядження міського голови про її скликання повідомляється через найдоступнійші засоби  не пізніше як за три дні до її відкриття із зазначенням питань, які пропонується внести на розгляд. У виняткових випадках розпорядження про її скликання доводиться до відома депутатів і населення не пізніше як за день до сесії.

3.7 Відділами та управліннями виконкому міської ради не пізніше як за  п"ять днів до дня проведення  засідання постійної профільної комісії передаються до організаційно-правового відділу попередньо узгоджені належним чином із заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов"язків), секретарем міської ради, а вразі, якщо рішення стосується діяльності виконавчих органів раді, і з керуючим справами, проекти рішень разом з іншими необхідними для розгляду на сесії питань документами (доповіді, довідки, інформації тощо).

3.8 Не пізніше як на третій робочий день після отримання від відділів та управлінь проектів рішень і матеріалів до них, їх доопрацювання, організаційно-правовий відділ передає секретарю міської ради матеріали разом з уточненим переліком питань.

3.9 Організаційно-правовий відділ не пізніше як за два дні до дня проведення засідання постійної профільної комісії забезпечує розмноження всіх необхідних документів.

3.10 В разі проведення спільного засідання комісій організаційно-правовий відділ не пізніш як за день до проведення даного засідання формує пакет проектів рішень і матеріалів до них для депутатів

3.11 Всі проекти порядку денного, рішень ради, інформаційні та допоміжні матеріали, депутати отримують за 3 дні до дня проведення сесії, а в разі проведення позачергової сесії - під час реєстрації в день її проведення.

3.12 Розсилка повідомлень (депутатам, посадовим особам, доповідачам, запрошеним, тощо) про проведення сесії здійснюється загальним відділом, реєстрація депутатів і запрошених на сесію забезпечується організаційно-правовий відділом перед початком пленарного засідання.

За вказівкою міського голови  відділом внутрішньої політики і контролю здійснюється запрошення представників засобів масової інформації, які отримують проекти порядку денного, рішень ради в день пленарного засідання. 

Матеріально-технічне забезпечення проведення пленарних засідань, спільних засідань постійних комісій (з урахуванням магнітофонного запису стенограм) покладається на фінансово-господарській відділ.

3.13.  Підготовку питань для розгляду на засіданні сесії міської ради забезпечують заступники міського голови, секретар міської ради, а в разі питань, що стосуються діяльності виконавчих органів керуючий справами виконкому,  разом з відповідними відділами та управліннями виконкому міської ради, відповідно до розподілу обов'язків та наданих повноважень.

Підготовка планових питань проводиться під контролем та за методичної допомоги організаційно-правового відділу виконкому і розпочинається з вивчення вимог діючого законодавства з цих питань. У разі необхідності до вивчення питання залучаються фахівці.

За наслідками вивчення відділом чи управлінням виконкому, який готує питання для розгляду на сесію, складається:
- доповідь, довідка, доповідна записка, інформація тощо;
- проект рішення, у разі необхідності з додатками;
- список запрошених;

3.14 Проекти рішень, матеріали і документи до них розглядаються, узгоджуються і візуються з обов'язковим зазначенням дати, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків, секретарем міської ради, юрисконсультом, керівниками інших відповідних відділів і управлінь (з планових питань - у т.ч. організаційно-правовим), в разі необхідності органами виконавчої влади, міськими організаціями, а також завідуючим організаційно-правовим відділом,  а також керуючим справами виконкому в разі такої необхідності.

Проекти рішень, пов'язані з вирішенням фінансових питань або залученням бюджетних коштів, обов'язково узгоджуються з фінансовим управлінням та з фінансово-господарським відділом виконавчого комітету в межах повноважень.

3.15 Вимоги до документів, які подаються на розгляд сесії:

Проект рішення друкується на спеціальному бланку через 1,5-2 інтервали, обов'язково повинен мати:
- назву, яка друкується в лівому верхньому куту бланка;

- мотивуючу частину, в якій стисло викладаються мета і необхідність прийняття даного рішення, робиться посилання на закони України, постанови Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, інші законодавчі і розпорядчі документи. У рішеннях з основних планових питань обов'язково стисло викладаються підсумки вивчення питання, яке розглядається, перелічуються найбільш характерні недоліки, на які звертається увага депутатів, зацікавлених посадових осіб органів місцевого самоврядування, виконавчої влади, підприємств, організацій, установ незалежно від форм власності, об'єднань громадян, фізичних осіб;

- постановчу частину, кожен пункт якої повинен конкретно вказувати кому, що і в який термін треба виконати та з визначенням особи чи постійної комісії, на яку покладається контроль за виконаням даного рішення.

Термін виконання не вказується у рішеннях що носять індивідуальний характер.

На зворотній стороні останньої сторінки  друкується:
- посада, прізвище особи - керівника виконавчого органу міськради, яким підготовлено цей проект;
- посади, прізвища посадових осіб, якими завізовано проект рішення, відповідно до п. 3.15.2 регламенту;
- перелік установ, підприємств, службових осіб, кому розсилається дане рішення;
- в лівому нижньому кутку прізвище, ініціали та номер службового телефону посадової особи, яка безпосередньо підготувала документ.

Обсяг проекту рішення, як правило, не повинен перевищувати 3-5 сторінки. Кількість сторінок додатків до рішення не обмежується.

Візування проектів рішень сесії міської ради здійснюється в такій послідовності:
- керівник підрозділу, що підготував проект рішення;

- заступник міського голови відповідно до розподілу обов"язків;

-  завідуючий фінансово-господарського відділу (за необхідністю);

- начальник фінансового управління (в разі необхідності);

- керівники інших управлінь, відділів чи інші службові особи, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в рішенні виконкому міської ради;

- юрисконсультом;

- завідуючий організаційно-правовим відділом;

- секретар міської ради;

- керуючий справами виконкому (в разі необхідності).

Посадова особа, яка візує проект рішення сесії може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис „Із зауваженням" замість особистого підпису.

Зауваження обов"язково оформляються письмово на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення.

Після внесення виконавцем до проекту рішення сесії всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час проведення засідання сесії міської ради, проект рішення подається для повторного розгляду та візування тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

Доповідна записка, доповідь, довідка, інформація повинні мати:
- назву, в якій стисло викладено суть питання;
- сам документ з викладенням аналізу, інформації про стан справ з питання, яке розглядається, і недоліків у роботі;
- пропозиції щодо усунення цих недоліків, покращання роботи з даного питання в цілому;
- посаду, прізвище та особистий підпис керівника структурного підрозділу, який підготував цей документ.

Як правило, загальний обсяг не повинен перевищувати 3-4 сторінки.

За п'ять днів до проведення засідання сесії міської ради всі документи знову повертаються до організаційно-правового відділу.

3.16. Проекти рішень і документи до них, які не були вчасно подані до організаційно-правового відділу, можуть бути включені до порядку денного засідання сесії міської ради тільки з дозволу міського голови, у порядку, визначеному Регламентом міської ради п"ятого скликання.

3.17. З урахуванням пропозицій та зауважень депутатів прийняті на сесії рішення міської ради протягом семи робочих днів доопрацьовуються організаційно-правовим відділом разом з відповідними відділами та управліннями виконкому міськради і передаються до організаційно-правового відділу в 2-х примірниках та в електронному вигляді.

3.18. Організаційно-правовий відділ протягом 10 діб після закінчення сесії забезпечує:
- друкування стенограм сесії;
- оформлення протоколу;

 Загальний відділ протягом 14 днів після закінчення сесії забезпечує:
- розмноження і розсилку адресатам  (всім зацікавленим особам, виконавцям, тощо) прийнятих рішень міської ради.

За визначенням секретаря міської ради, відділом внутрішньої політики і контролю копії рішень міської ради (крім індивідуальних актів) надсилаються для оприлюднення в засоби масової інформації, розміщуються на веб-сторінці міської ради, можуть надаватися зацікавленим особам за їх запитами.

Рішення міської ради, які носять нормативно-правовий характер, підлягають обов'язковому оприлюдненню і набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено інше.

Кожне рішення міської ради має свій номер. Нумерація їх ведеться кожну сесію з №1 за наростанням до повного її закриття. Додатки до рішень підписуються секретарем ради.

3.19 Пропозиції та зауваження, висловлені депутатами на засіданнях сесії і постійних комісій,  узагальнюються організаційно-правовим відділом і надсилаються у вигляді витягу із протоколу в тижневий строк за підписом міського голови,  на розгляд відповідним відділам і управлінням виконкому міськради, посадовим особам підприємств, організацій та установ міста.

Посадові особи, яким надіслані пропозиції та зауваження депутатів, не пізніше як у 10-денний термін з дня отримання повинні розглянути їх, про результати розгляду повідомити письмово секретаря ради, депутата і виконком міськради.

Секретар міської ради здійснює контроль за рішеннями ради та реалізацією пропозицій і зауважень депутатів, узагальнює отримані відповіді, готує інформації щодо їх реалізації  депутатам міської ради.

Сприяння депутатам та постійним комісіям в їх діяльності

3.20 Відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради з питань, віднесених до їх відання, надають методичну допомогу, консультації та інформаційно-довідкові матеріали депутатам і постійним комісіям за їх зверненнями, допомагають у підготовці питань для розгляду на засіданнях комісій.

3.21 Відповідно до плану роботи ради організаційний відділ виконкому організовує навчання депутатів та керівників постійних комісій, забезпечує їх необхідними для використання в роботі законодавчими та нормативними актами, узагальнює довідковий матеріал на допомогу при проведенні звітів перед виборцями.

3.22 Організаційно-правовий відділ забезпечує взаємодію постійних комісій з відповідними відділами та управліннями виконкому, надає допомогу постійним комісіям при плануванні роботи, підготовці та проведенні засідань, звітів, веденні діловодства, сприяє удосконаленню їх діяльності.

3.23 Організаційно-правовий відділ забезпечує своєчасне друкування та розмноження необхідних для роботи депутатів та постійних комісій матеріалів.

3.24 Секретар міської ради веде облік звернень депутатів до керівників міської ради, виконавчих органів ради, посадових осіб, контролює їх своєчасний розгляд, узагальнює результати розгляду, про що інформує відповідних депутатів.

Особливості підготовки проектів рішень
міської ради,її виконавчого комітету та міського голови,  які носять регуляторний характер

3.25 Планування діяльності міської ради з підготовки проектів регуляторних актів (надалі - РА) здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи ради у порядку, встановленому Законами України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності", "Про місцеве самоврядування в Україні" та відповідно до Положення про здійснення міською радою, її виконавчими органами та міським головою державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, затвердженого рішення 14- ої сесії 5-го скл. Чопської міської ради від 18.12.07р. № 10 і цього Регламенту.

3.26 Міська рада під час планування своєї діяльності виокремлює питання, які потребують прийняття РА в окремий план. Плани підготовки проектів РА на наступний календарний рік затверджуються радою до 15 грудня кожного поточного року.

Плани діяльності з підготовки проектів РА готуються за типовою формою, особою на яку покладено виконання відповідних обов"язків.

Розгляд міською радою проектів рішень регуляторного характеру, не включених до плану її діяльності з підготовки проектів РА, є можливим тільки після внесення відповідних доповнень до цього плану.

3.27 Затверджені плани діяльності з підготовки проектів РА, а також зміни до них, не пізніше як у десятиденний строк після їх затвердження, офіційно оприлюднюються у спосіб передбачений законодавством.

3.28 Стосовно кожного проекту РА, його розробником до оприлюднення проекту з метою одержання пропозицій і зауважень, готується аналіз регуляторного впливу (надалі - АРВ). Якщо проект РА одночасно містить норми, що регулюють господарські відносини або адміністративні відносини між міською радою та суб'єктами господарювання і норми, що регулюють інші суспільні відносини, а також індивідуально-конкретні приписи, то АРВ готується лише щодо норм, які регулюють господарські або адміністративні відносини між міською радою та суб'єктами господарювання.

3.29 Розробник проекту РА при підготовці АРВ повинен:
- визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв'язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;
- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв'язана за допомогою ринкових механізмів і потребує державного регулювання;
- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв'язана за допомогою діючих регуляторних актів, та розглянути можливість внесення змін до них;
- визначити очікувані результати прийняття запропонованого РА, у тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії РА;
- визначити цілі державного регулювання;
- визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;
- аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;
- описати механізми і заходи, які забезпечать розв'язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого РА;
- обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого РА;
- обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим РА встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави;
- обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого РА, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;
- оцінити можливість впровадження та виконання вимог РА залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;
- оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого РА;
- обґрунтувати запропонований строк чинності РА;
- визначити показники результативності РА;
- визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності РА в разі його прийняття.

3.30. Проект рішення міськради з АРВ, підписаний розробником та узгоджений у встановленому порядку в 2-х примірниках та електронній копії надаються для реєстрації до відділу економіки та власності. Реєстрація здійснюється шляхом відповідного запису в журналі реєстрації (форма 2).

Після реєстрації проект РА ради з АРВ передається відділом економіки та власності для розгляду до постійної планово-бюджетної комісії міської ради (далі - відповідальна постійна комісія).

У разі невідповідності змісту проекту РА з АРВ чинному законодавству щодо процедури регуляторної діяльності він повертається його розробнику на доопрацювання.

3.31 Кожен проект РА з АРВ, внесений на розгляд ради, подається до відповідальної постійної комісії для підготовки висновків:

- експертного щодо регуляторного впливу внесеного проекту РА - в термін не пізніше 10 робочих днів з моменту одержання РА на експертизу. До експертизи відповідальна комісія залучає експертну комісію, а при необхідності і громадські організації підприємців, суб'єктів господарювання, науковців, провідних фахівців відповідних галузей.
- про відповідність проекту РА вимогам законодавства з питань державного регулювання господарської діяльності - у 3-денний термін на підставі АРВ, яким супроводжується проект РА, а також експертного висновку.

3.32. Висновки відповідальної постійної комісії передаються для вивчення до галузевої постійної комісії (далі - головної комісії), до сфери відання якої належить супроводження розгляду проекту РА. При представленні на пленарному засіданні ради проекту РА голова відповідальної постійної комісії доповідає свої висновки про відповідність проекту РА вимогам Закону.

3.33. У разі внесення на розгляд ради проекту РА без АРВ відповідальна комісія ради приймає рішення про направлення проекту РА на доопрацювання органу чи особі, яка внесла цей проект. Копія цього рішення направляється до відома у відділ економіки та власності

3.34 Проект РА не може бути поданий для розгляду міськради при наявності таких обставин:
- відсутній АРВ;
- проект РА не був оприлюднений.

3.35 За мотивованим поданням депутата ради, постійної комісії ради відповідальна постійна комісія може прийняти рішення про забезпечення підготовки в порядку, встановленому чинним законодавством, експертного висновку щодо регуляторного впливу проекту РА, внесеного цим депутатом ради, постійною комісією ради. У цьому разі АРВ не готується.

3.36 Оприлюднення проектів РА з АРВ з метою одержання пропозицій і зауважень, забезпечення прозорості регуляторного процесу, підвищення ефективності РА - проводиться після одержання позитивних висновків відповідальної і головної постійних комісій міської ради.

3.37 Рішення про оприлюднення РА приймається відповідальною постійною комісією в день одержання висновків по змісту проекту РА з АРВ.

3.38 Оприлюднення проекту РА з АРВ здійснює відділ економіки та власності виконкому міськради разом з розробником.

3.39 Оприлюднення проектів РА з АРВ здійснюється у такий спосіб:
- в засобах масової інформації та на офіційній сторінці виконкому міськради в мережі Інтернет публікується повідомлення про оприлюднення цього проекту;
- не пізніше ніж через 5 робочих днів оприлюднюється на офіційній сторінці в мережі Інтернет сам проект рішення міськради та аналіз регуляторного впливу.

3.40 Повідомлення про оприлюднення проекту РА з АРВ, підготовлене відділом економіки та власності, повинно містити:

- відомості про вид, назву проекту РА, а також його стислий зміст;

- адресу сторінки у мережі Інтернет, де опубліковано та розміщено проект РА та АРВ; адресу та режим роботи управління розвитку підприємництва, інших служб виконкому міськради, де можна ознайомитись з текстом проекту РА з АРВ;

- поштову адресу, адресу електронної пошти розробника, за якими можна подавати пропозиції, зауваження та ознайомитись зі змістом зведеної таблиці пропозицій та зауважень;

- термін, протягом якого приймаються пропозиції та зауваження до проекту РА з АРВ від зацікавлених осіб, суб'єктів господарювання, громадських організацій, об'єднань.

3.41 Зауваження та пропозиції щодо оприлюдненого проекту РА з АРВ надаються фізичними та юридичними особами, їх об'єднаннями відділу економіки та власності у місячний термін з дня опублікування проекту РА з АРВ.

3.42 Проект РА з АРВ та експертний висновок - документи відкритого доступу, які знаходяться на офіційній сторінці міської ради в мережі Інтернет або в інший спосіб не заборонений законом. Громадяни, суб'єкти господарювання, їх об'єднання та наукові установи, а також консультативно-дорадчі органи, що створені при органах державної влади та органах місцевого самоврядування, мають право брати участь у розробці проектів РА, самостійно готувати АРВ проектів РА міської ради; відстежувати результативність РА, подавати за наслідками цієї діяльності зауваження та пропозиції.

3.43 Відділ економіки та власності не пізніше наступного робочого дня після одержання та реєстрації пропозицій та зауважень до проектів РА з АРВ передають їх копії розробнику проекту.

3.44 Після закінчення публічного обговорення розробник протягом 10 робочих днів:

- аналізує одержані пропозиції та зауваження і складає їх зведену таблицю, яку передає головній постійній комісії;

- у разі потреби за наслідками публічного обговорення коригує проект РА з АРВ;

- відкориговані проекти РА повторно подає на розгляд головної і відповідальної постійних комісій, остання з яких приймає остаточний висновок щодо наданого проекту;

- через засоби масової інформації та офіційну сторінку виконкому міськради в мережі Інтернет може інформувати територіальну громаду про результати публічного обговорення.

3.45 Виконання заходів з відстеження результативності РА, прийнятих міською радою, забезпечується виконавчим органом ради, який розробив РА,  у місячний термін :

- через шість місяців з дати набрання чинності (базове);

- через рік з дати набрання чинності, якщо рішенням міської ради не встановлено більш ранній строк (повторне);

- раз на три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності, у тому числі і в разі, коли дію РА, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку (періодичне).

3.46 Пропозиції щодо необхідності перегляду РА, прийнятого радою, на підставі аналізу звіту про відстеження його результативності вносить головна постійна комісія ради або виконком міськради.

3.47 Звіт про здійснення державної регуляторної політики щорічно надається міській раді посадовою відповідальною  особою, на яку покладено обов"язки за здійснення Державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності в Чопській міській раді та її виконавчому комітеті.

3.48 Щорічні звіти оприлюднюють відповідно до чинного законодавста.

3.49. Контроль за виконням п. 3.48 здійснюється посадовою відповідальною  особою, на яку покладено обов"язки за здійснення Державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності в Чопській міській раді та її виконавчому комітеті.

РОЗДІЛ ІV

Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету

4.1 Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

4.2 Засідання виконавчого комітету скликає і веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій -  заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, на якого покладено виконання обовязків міського голови в установленому порядку.

4.3 Засідання виконкому проводяться в разі необхідності, але не рідше одного разу на місяць, як правило, у третій четвер місяця.

Підготовка засідань здійснюється керуючим справами виконкому міськради.

4.4 Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконавчого комітету від його загального складу.

4.5 Рішення виконавчого комітету приймається більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписується міським головою.

4.6 У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради в термін до 5 робочих днів.

4.7 На засіданнях виконкому розглядаються питання, передбачені планом роботи виконкому та інші питання, віднесені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами до відання виконавчих органів ради, за пропозицією міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, членів виконкому, керівників відділів та управлінь, інших виконавчих органів ради.

4.8 За тиждень до визначеного дня проведення засідання виконкому організаційно-правовим відділом складається повідомлення про дату та перелік планових питань для розгляду, яке узгоджується з керуючим справами виконкому, підписується міським головою і надсилається організаційно-правовим відділом членам виконкому, його відділам та управлінням, доповідачам з планових питань і постійним комісіям міськради.

4.9 Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови, керуючий справами виконкому разом з відповідними відділами та управліннями виконкому міської ради, відповідно до розподілу обов'язків та наданих повноважень.

Підготовка планових питань проводиться під контролем та за методичної допомоги організаційно-правового відділу виконкому і розпочинається з вивчення вимог діючого законодавства з цих питань. У разі необхідності до вивчення питання залучаються фахівці.

За наслідками вивчення відділом чи управлінням виконкому, який готує питання для розгляду на виконкомом, складається:
- доповідь, довідка, доповідна записка, інформація тощо;
- проект рішення, у разі необхідності з додатками (крім програм, які є додатками до рішень ради);
- список запрошених;

4.10 Проекти рішень, матеріали і документи до них розглядаються, узгоджуються і візуються з обов'язковим зазначенням дати,  підпису, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків, а також керуючим справами виконкому, юрисконсультом, керівниками інших відповідних відділів і управлінь (з планових питань - у т.ч. організаційно-правовим), в разі необхідності органами виконавчої влади, міськими організаціями, а також завідуючим організаційно-правовим відділом.

Проекти рішень, пов'язані з вирішенням фінансових питань або залученням бюджетних коштів, обов'язково узгоджуються з фінансовим управлінням та з фінансово-господарським відділом виконавчого комітету в межах повноважень.

4.11 Не пізніше як за сім днів до дня проведення засідання виконкому до організаційно-правового відділу подаються у 3-х примірниках оформлені належним чином проекти рішень і додатки до них, доповідні записки, довідки, доповіді, інформації тощо.

4.12 Вимоги до документів, які подаються на розгляд виконкому:

Проект рішення друкується на спеціальному бланку через 1,5-2 інтервали, обов'язково повинен мати:
- назву, яка друкується в лівому верхньому куту бланка;

- мотивуючу частину, в якій стисло викладаються мета і необхідність прийняття даного рішення, робиться посилання на закони України постанови Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, інші законодавчі і розпорядчі документи. У рішеннях з основних планових питань обов'язково стисло викладаються підсумки вивчення питання, яке розглядається.

- постановчу частину, кожен пункт якої повинен конкретно вказувати кому, що і в який термін треба виконати та  пункт з визначенням посадової особи або виконавчого органу ради, на яких покладається контроль за виконаням даного рішення.

Термін виконання не вказується у рішеннях що носять індивідуальний характер.

 На зворотній стороні останньої сторінки  друкується:
- посада, прізвище особи - керівника виконавчого органу міськради, яким підготовлено цей проект;
- посади, прізвища посадових осіб, якими завізовано проект рішення, відповідно до п. 4.10 регламенту;
- перелік установ, підприємств, службових осіб, кому розсилається дане рішення;
- в лівому нижньому кутку прізвище, ініціали та номер службового телефону посадової особи, яка безпосередньо підготувала документ.

Обсяг проекту рішення, як правило, не повинен перевищувати 3-4 сторінки. Кількість сторінок додатків до рішення не обмежується.

Візування проектів рішень виконкому міської ради здійснюється в такій послідовності:
- керівник підрозділу, що підготував проект рішення;

- юрисконсультом;

- заступник міського голови відповідно до розподілу обов"язків;

-  завідуючий фінансово-господарського відділу (за необхідністю);

- начальник фінансового управління (в разі необхідності);

- керівники інших управлінь, відділів чи інші службові особи, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в рішенні виконкому міської ради;

- завідуючий організаційно-правовим відділом;

- керуючий справами виконкому.

- секретарем міської ради (в разі необхідності)

Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис „Із зауваженням" замість особистого підпису.

Зауваження обов"язково оформляються письмово на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення.

Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час проведення засідання виконкому, проект рішення подається для повторного розгляду та візування тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

Доповідна записка, доповідь, довідка, інформація повинні мати:
- назву, в якій стисло викладено суть питання;
- сам документ з викладенням аналізу, інформації про стан справ з питання, яке розглядається, і недоліків у роботі;
- пропозиції щодо усунення цих недоліків, покращання роботи з даного питання в цілому;
- посаду, прізвище та особистий підпис керівника структурного підрозділу, який підготував цей документ.

Як правило, загальний обсяг не повинен перевищувати 3-4 сторінки.

4.13 У дводенний строк документи, винесені на засідання виконкому, розглядаються керуючим справами і в разі необхідності повертаються виконавцям для доопрацювання.

За п'ять днів до засідання виконкому всі документи знову повертаються до організаційно-правового відділу. Начальник цього відділу складає за узгодженням з керуючим справами виконкому порядок денний засідання виконкому.

Керуючий справами знайомить з проектами рішень і документами до них міського голову, визначає час початку засідання виконкому, узгоджує з міським головою список запрошених на засідання.

За два дні до засідання організаційно-правовий відділ знайомить членів виконкому з проектом порядку денного засідання виконкому і документами до нього.

4.14 Проекти рішень і документи до них, які не були вчасно подані до організаційно-правового відділу, можуть бути включені до порядку денного виконкому тільки з дозволу міського голови поза порядком денним.

4.15 На засіданнях виконкому розгляд питань проводиться в присутності керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради і запрошених (за окремим списком).

Запрошення на засідання виконкому представників підприємств, закладів, установ, громадських організацій, окремих посадових осіб, відповідно до списку, забезпечують ті відділи та управління, які внесли на розгляд виконкому питання.

Перед засіданням останні обов'язково знайомлять запрошених з проектом рішення, внесеним на розгляд виконкому.

4.16 Рішення, які за визначенням виконкому потребують доробки або редагування, за дорученням керуючого справами протягом наступних двох робочих днів доопрацьовуються виконавцями, візується, і повертаються до організаційно-правового відділу в 2-х примірниках та в електронному вигляді.

4.17 Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від №1 за наростанням протягом календарного року.

Додатки до рішень підписуються керуючим справами виконкому.

Рішення виконкому не пізніше як у семиденний строк після їх прийняття надсилаються загальним відділом виконавцям та іншим зацікавленим особам (згідно списку адресатів), як акти, обов'язкові для виконання.

Список адресатів визначається особою, яка підготувала проект рішення та узгоджується керуючим справами виконкому, заступниками міського голови, відповідно до розподілу обов'язків.

За визначенням керуючого справами виконкому копії рішень виконкому міської ради (крім індивідуальних актів) надсилаються для оприлюднення до засобів масової інформації,  розміщуються на веб-сторінці міської ради, можуть надаватися зацікавленим особам за їх запитами.

Рішення виконкому, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання всіма розташованими на території міста: органами виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста, і набирають чинності з моменту їх підписання міським головою.

Рішення виконкому міської ради, які носять нормативно-правовий характер, підлягають обов'язковому оприлюдненню і набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо виконкомом не встановлено інше.

4.18 На інформацію про хід виконання рішення виконком міської ради може прийняти рішення про зняття його з контролю або за пропозицією відділу чи управління прийняти протокольне рішення з визначенням конкретних завдань, попередньо погодивши його із заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами відповідно до розподілу обов'язків та юрисконсультом

4.19 Рішення виконкому можуть бути відмінені тільки виконкомом або скасовані міською радою.

У разі невідповідності їх Конституції або законам України вони можуть бути визнані незаконними у судовому порядку.

4.20 На засіданні виконкому ведеться стенограма. На підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідання виконкому, організаційно-правовим відділом протягом 10 робочих днів оформляється протокол засідання, який підписується міським головою та керуючим справами виконавчого комітету.

Протоколи засідань виконкому міської ради зберігаються протягом року  у керуючого справами, потім в архіві виконкому (чотири роки), після чого передаються у визначеному порядку в районний архів на постійне зберігання.

РОЗДІЛ V

Підготовка та видання розпоряджень міського голови

5.1 Розпорядження є актом міського голови і видається ним у межах його компетенції, визначених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими нормативно-правовими актами України.

5.2 Розпорядження міського голови, видані в межах його компетенції, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами міста.

5.3 Проекти розпоряджень за дорученням міського голови готують секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів ради, інші посадові особи.

5.4. Вимоги до проектів розпоряджень.

Обсяг проекту розпорядження не повинен перевищувати 1,5-2 сторінки, віддрукованих через півтора інтервали. Кількість сторінок додатків до проекту розпорядження не обмежується.

Проект розпорядження повинен мати заголовок, що складається з одного речення, в якому лаконічно викладається суть розпорядження (про що?).

Якщо у проекті розпорядження іде мова про декілька питань, заголовок повинен формулюватись узагальнено.

Текст проекту розпорядження, як правило, складається з двох частин: у першій частини (мотивуючій) вказуються мета або підстави його видання, робиться обгрунтування; у другій частині (розпорядчій) викладаються завдання, доручення, рекомендації.

З окремих питань проекти розпоряджень можуть мати лише розпорядчу частину.

Проекти розпоряджень, підготовлені на виконання розпорядчих документів органів виконавчої влади в межах делегованих законом повноважень, повинні мати посилання на їх дату, номер і повну назву.

Для забезпечення чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання, засоби контролю і відповідальних за контроль. У розпорядженнях, що підлягають контролю, необхідно вказувати термін подання інформації про виконання.

На підставі резолюції міського голови відділ режимно - секретної та кадрової роботи готує проект розпорядження з кадрових питань (відрядження, відпустки, тощо).

На підставі заяви посадової особи та резолюції міського голови відділ режимно - секретної та кадрової роботи готує проект розпорядження з особового складу (прийом на посаду, звільнення, тощо).

5.5 На зворотній стороні останньої сторінки проекту розпорядження вказується структурний підрозділ виконкому, який підготував цей проект, ставиться підпис керівника підрозділу.

5.6  При візуванні проекту розпорядження міського голови посадові особи обов'язково зазначають дату.

В обов'язковому порядку проекти розпоряджень погоджуються:

- юрисконсультом;
- керуючим справами виконкому;
- заступниками міського голови (згідно розподілу обов"язків);

- керівниками управлінь, відділів виконкому міськради, міських служб (за їх відсутністю - заступниками), які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в розпорядженні;
- завідуючим організаційно-правового відділу (крім питань по кадровим питанням та з особового складу);

- секретарем міської ради (в разі необхідності)

Проекти розпоряджень, в яких порушуються фінансові питання, обов'язково погоджуються з начальником фінансово-господарського відділу виконавчого комітету в межах його повноважень та з фінансовим управлінням.

Термін розгляду та погодження проекту розпорядження службовими особами не повинен перевищувати одного дня, за необхідністю додаткового вивчення і опрацювання документів - до трьох днів.

5.7 У випадках незгоди окремих посадових осіб з проектом розпорядження, до нього окремо додаються мотивовані зауваження, зміни або доповнення за їх підписом.

5.8 Посадові особи, які готують проект розпорядження, повинні обов'язково вказати на звороті останнього аркуша перелік установ, підприємств, організацій, службових осіб, кому слід розіслати це розпорядження, а також у лівому нижньому кутку свої прізвище, ініціали та номер службового телефону.

5.9 Після складання, оформлення, погодження проект розпорядження, додатки до нього (без виправлень) у 2-х примірниках та інші матеріали передаються до загального відділу, а з кадрових питань  та з особового складу  - до відділу режимоно - секретної та кадрової роботи.

5.10 Розпорядження підписує міський голова, додатки до нього - керуючий справами виконкому.

5.11 Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі непідписання проекту розпорядження загальний відділ інформує виконавців про причини та повертають проект на доопрацювання.

5.12 При відсутності міського голови розпорядження підписує його заступник з питань діяльності виконавчих органів ради, якого міський голова залишає за себе. У цьому випадку під проектом розпорядження ставиться підпис: В.о. міського голови - посадова особа, яка відповідно до розпорядження міського голови виконує обов'язки міського голови.

5.13 Розпорядження з питань основної діяльності , з кадрових питань та з  особового складу реєструються окремо.

Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від №1 за наростанням протягом календарного року.

Розпорядження з питань основної діяльності реєструються загальним відділом в книзі реєстрації розпоряджень у день підписання. Загальний відділ упродовж одного дня тиражує розпорядження і розсилаються виконавцям відповідно до реєстру розсилки.

Розпорядження з кадрових питань реєструються в день його підписання в книзі реєстрації розпоряджень Чопського міського голови з кадрових питань відділом режимно - секретної та кадрової роботи, тиражуються і розсилаються зацікавленим особам.

Розпорядження по особовому складу реєструються в день його підписання в книзі реєстрації розпоряджень Чопського міського голови по особовому складу відділом режимно - секретної та кадрової роботи, тиражуються і розсилаються зацікавленим особам.

Реєстраційний номер розпоряджень з основних питань складається з порядкового числа.

Реєстраційний номер розпорядження з кадрових питань складається з порядкового числа та літери "к".

Реєстраційний номер розпорядження по особовому складу складається з порядкового числа та літер "ос".

5.14 Копії розпоряджень міського голови на запит підприємств, установ, організацій і приватних осіб, які носять індивідуальний характер і безпосередньо стосуються їх прав і обов'язків, службовою особою загального  відділу лише з дозволу міського голови.

РОЗДІЛ VI

Організація роботи із службовими документами

6.1 Робота із службовими документами проводиться у виконкомі міської ради відповідно до  Примірної інструкції з діловодства (надалі - Інструкція з діловодства).

6.2 Усі документи, які адресовані міській раді, її виконавчим органам, міському голові, його заступникам, керуючому справами, а також вся вихідна документація (надалі - документи) за підписом міського голови, його заступників, керуючого справами приймається і реєструється в загальному  відділі,  згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

Письмові звернення громадян, суб'єктів господарювання щодо отримання узгоджень, дозволів на здійснення підприємницької діяльності (за затвердженим переліком) надаються особисто замовником або його представником, за довіреністю, та формуються в справи у адміністратора дозвільного офісу виконкому міськради, та реєструються в загальному відділі.

Відповіді, які одержують управління і відділи на свої запити, реєструються і контролюються цими ж структурними підрозділами.

6.3 Всі документи, що надходять до міської ради, приймаються централізовано в загальному відділі, адресовані на ім'я міського голови, подаються йому на розгляд (а у разі його відсутності - особі, що його заміщає) у день отримання.

Пошта, адресована заступникам міського голови, керуючому справами, надається їм на розгляд за розподілом обов'язків у той же термін.

У разі пошкодження конверта, який надійшов до міської ради,  робиться відмітка у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

6.4. Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником загального відділу установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

6.5. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

6.6. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

6.7. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Інструкцією з діловодства, положеннями про  структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, тощо.

6.8. Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно". 

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи, крім вище зазначених, знаходяться на розгляді у міського голови 2 дні, у заступників міського голови, секретаря ради та керуючого справами - 1 день.

Всі документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям за резолюцією міського голови (посадової особи, що його заміщує).

6.9. Після повернення документи з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами загальним відділом передаються виконавцям.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному робиться копія. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в резолюції не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін й надання. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 2 дні до встановленого терміну.

Головний виконавець повинен підготувати узагальнену відповідь заявнику та виконкому міськради на основі інформацій всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію несуть в однаковій мірі всі виконавці, зазначені в резолюції.

Заявнику та виконкому міськради надається один документ, якщо декілька виконавців відповідали з одного питання. Якщо в контрольному документі порушується декілька питань, то кожен виконавець надає відповідь на своє питання із зазначенням пункту та № документа (розпорядження, доручення, тощо) на який надається відповідь.

Термін виконання документа або резолюції керівників виконкому - 7-10 днів з дня отримання його виконкомом, якщо в резолюції або в самому документі не вказано інших строків, в окремих (складних) випадках цей термін може становити 30 днів.

Документи з резолюцією "терміново" виконуються негайно, термін виконання становить від однієї до трьох діб в залежності від обсягу поставлених завдань.

Інформаційні запити розглядаються у терміни, визначені Законом України "Про інформацію".

6.10. Усі вхідні документи, крім документів інформаційного характеру, беруться на контроль в загальному відділі  виконкому.

Організація контролю здійснюється керуючим справами міськвиконкому на підставі Інструкції з діловодства.

Адміністратор дозвільного офісу звернення розглядає у терміни відповідно до регламенту виконання дозвільної, погоджувальної процедури, затвердженої рішенням виконкому міськради

6.11 Після розгляду і виконання всі службові документи повертаються в загальний відділ.

6.12. Робота з документами, що мають гриф обмеженості, здійснюється відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах місцевого самоврядування та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Особи, допущені до роботи з документами, які мають гриф обмеження доступу, визначаються розпорядженням міського голови.

РОЗДІЛ VІІ
Організація контролю за виконанням документів
законодавчої і виконавчої влади, актів міської ради,
її виконкому та міського голови

7.1 Контроль і перевірка виконання актів органів і посадових осіб місцевого самоврядування та законодавчої і виконавчої влади покладається на керуючого справами та загальний відділ.

7.2 Документи законодавчої і виконавчої влади:   

7.2.1 Обов'язковому контролю за виконанням підлягають закони, постанови Верховної Ради, укази Президента України, а також в межах делегованих повноважень постанови Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації. Організація контролю здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування, бюджетних організаціях і установах та підприємствах незалежно від форм власності (розділ 6).

7.2.2  Кожен документ виконавець отримує від загального відділу під розпис.

7.2.3 Після занесення резолюції в електронний реєстр та постановки його на контроль, копія контрольних документів передається виконавцю.

7.2.4 Якщо документи, що надійшли в межах делегованих повноважень з центральних чи місцевих органів виконавчої влади потребують прийняття рішення виконкому, виконавець розробляє і надає їх проекти до організаційно-правового відділу за 7 робочих днів з дня отримання, якщо резолюція не містить у собі іншого строку.

7.2.5 Копія виконаного документу разом з інформацією про виконану роботу  із зазначенням виконавця (начальника управління,  відділу) попередньо погоджується із заступниками міського голови, керуючим справами, секретарем міської ради (згідно розподілу обов"язків між нима) повертається до загального відділу  та подається на розгляд і підпис міському голові.

Контрольний документ, повертається разом з інформацією про виконання в трьох примірниках до загального відділу за три дні до визначеного у ньому терміну.

7.2.6 Всі контрольні документи зберігаються в загальному відділі  протягом одного року, потім в архіві виконкому відповідно до термінів, визначених номенклатурою справ, після чого знищуються за актом.

7.2.7 Загальний відділ за дорученням міського голови або керуючого справами виконкому перевіряють хід виконання контрольних документів (резолюцій керівників виконкому з цих документів).  За підсумками перевірки складається доповідна записка про стан виконавської дисципліни у відділах і управліннях виконкому, яка розглядається на апаратних нарадах, нарадах при керуючому справами або виноситься для розгляду на засіданнях виконкому.

7.3 Акти міської ради, її виконкому, міського голови:

7.3.1 Рішення міської ради зберігаються у секретаря ради, виконавчого комітету - у керуючого справами,  розпорядження міського голови  зберігаються в загальному відділі, розпорядження по кадровим питанням та особовому складу - у відділ режимно - секретної та кадрової роботи.

7.3.2 Начальник управління, завідуючий відділом або інші посадові особи, яким доручено виконання рішення чи окремих його пунктів, повинні в зазначений термін надіслати до загального відділу інформацію про хід виконання або проміжну інформацію про причини затримки.

Якщо до рішення міської ради або виконавчого комітету додаються розроблені будь-які заходи, то хід їх виконання контролюється посадовою особою, на яку покладено виконання рішення в цілому.

7.3.3 Начальник загального відділу інформує міського голову, його заступників, керуючого справами, секретаря міської ради, відповідно до розподілу обов'язків між ними, про хід виконання рішень та розпоряджень.

Якщо всі пункти рішення виконані, заступники міського голови, керуючий справами, секретар міської ради дають згоду на зняття з контролю даного рішення або розпорядження.

Якщо рішення (розпорядження) з об'єктивних причин виконані не в повному обсязі, то міський голова, заступники міського голови, керуючий справами, секретар міської ради, можуть вносити пропозиції щодо продовження термінів їх виконання.

7.3.4 У випадку невиконання завдання до визначеного в документі терміну, начальник управління, начальник відділу або інша посадова особа, якій доручено виконання документа чи окремих його пунктів, повинні письмово сповістити міського голову, керуючого справами, заступників міського голови,секретаря ради, згідно розподілу обов"язків,  про причини невиконання та вказати остаточний термін його виконання.

Невиконання або порушення термінів виконання контрольних документів без поважних причин розглядається як порушення виконавської дисципліни.

7.4 Хід виконання контрольних актів міської ради, її виконкому та міського голови розглядається відповідно на сесіях ради, засіданнях виконкому, апаратних нарадах при міському голові, при заступниках міського голови.

РОЗДІЛ VІІІ

Порядок використання фірмових бланків, гербових печаток
та печаток без зображення герба

8.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

8.2. Всі службові документи повинні оформлятися на бланках Чопської міської ради та її виконавчого комітету. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

8.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання або декілька, споріднених.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

8.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

8.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

8.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням міського голови на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників відділів та структурних підрозділів.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

8.7 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

8.8. Документи підписуються міським головою, заступником міського голови відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

8.9. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня міський голова або його заступник підписує всі примірники.

8.10. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Чопської міської ради, підписується тільки оригінал, який залишається у справі міської ради, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники.

8.11. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

8.12. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

8.13. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

8.14. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативні акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися розпорядженням міського голови, а в разі його відсутності заступником міського голови.

8.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис міського голови/заступника міського голови повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Негербова печатка, ставиться на копіях документів, що надсилаються в установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

РОЗДІЛ ІХ

Проведення нарад

9.1 Апаратні наради проводяться щопонеділка о 09⁰⁰ г. У разі перенесення робочих днів у зв'язку із святкуванням державних свят, апаратна нарада проводиться в перший після свята або вихідного дня робочий день.

Порядок проведення і перелік питань, які вносяться на апаратну нараду, готуються організаційно-правовом відділом, погоджуються з керуючим справами не пізніше як у п"ятницю та доводяться загальним відділом до відома начальників управлінь,  відділами.

Протоколи апаратних нарад при міському голові веде начальник організаційно-правового відділу.

Список запрошених на нараду з питань, які виносяться, узгоджується міським головою не пізніше п'ятниці.

Пропозиції начальників управлінь та відділів про внесення питань на апаратну нараду узгоджуються з відповідним заступником міського голови, а потім - з міським головою.

На кожну апаратну нараду виносяться інформації про виконання доручень, повідомлення про нове в законодавстві, про дотримання виконавчої дисципліни в управліннях і відділах виконкому міськради, а також звіти про службові відрядження, участь відповідальних працівників у загальноміських та інших заходах.

9.2 Оперативні, виробничі та інші наради проводяться міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, керівниками управлінь та відділів відповідно до планів роботи або у разі нагальної потреби.

РОЗДІЛ Х

Порядок роботи з скаргами, заявами і пропозиціями громадян

10.1 У роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями, інформаційними запитами громадян (надалі - звернення) і в організації їх особистого прийому виконком керується Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про інформацію", відповідними Указами Президента України.

10.2 Усі письмові звернення громадян, незалежно від способу їх надходження реєструються в загальному відділі в журналі реєстрації письмових звернень громадян. На кожне звернення заводиться окрема справа.

10.3 Після реєстрації звернення передаються на розгляд та накладання резолюції міському голові. У разі їх відсутності - особі, що його заміщує.

10.4 За резолюцією міського голови, звернення невідкладно відсилаються загальним відділом  посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному робиться копія. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання. Інформація головному виконавцю надається не пізніше ніж за 2 дні до встановленого терміну.

Головний виконавець повинен підготувати узагальнену відповідь заявнику та виконкому міськради на основі інформації всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію в однаковій мірі несуть всі виконавці, зазначені в резолюції.

Заявнику та виконкому міськради надається одна узагальнена відповідь, якщо декілька виконавців відповідали з одного питання.

10.5 Звернення розглядаються в термін, зазначений, у резолюції, при її відсутності - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Інформаційні запити розглядаються у терміни, визначені Законом України "Про інформацію".

У випадку неможливості надання відповіді у визначений в резолюції термін, начальник управління, відділу або інша посадова особа, якій доручено розглядати звернення, повинна письмово сповістити міського голову про причини.

10.6 Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, багатодітних сімей, почесних громадян міста розглядаються міським головою особисто.

10.7 Всі відповіді на звернення громадян готує безпосередній виконавець за підписом міського голови.

10.8 Відповіді заявникам підписують:

Відповідь готується у двох примірниках: оригінал - заявнику, копія з матеріалами перевірки, інформаціями, доповідними записками, поясненнями - виконкому міськради.

Відповідь, підготовлена посадовою особою апарату виконкому міської ради, надсилається заявнику спеціалістом зі звернення громадян загального відділу.

Копія відповіді, матеріали перевірки і вся переписка передаються і зберігаються в справах у загальному відділі.

10.9 Особистий прийом громадян міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови і керуючим справами виконкому проводиться відповідно до визначених розпорядженням міського голови днів прийому.

10.10 Реєстрація усного прийому ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян.

Крім того ведеться облік звернень громадян за телефоном гарячої лінії в журналі гарячої лінії.

10.11 Загальний відділ аналізує стан роботи зі зверненнями громадян в управліннях і відділах виконкому міськради, про що складається відповідна довідка. Інформація про стан розгляду заяв та скарг громадян повинна заслуховуватися на нарадах при міському голові, та не менше 2 разів на рік на засіданнях виконкому.

10.12 Особистий прийом громадян в управліннях, відділах та інших виконавчих органах ради проводиться постійно.  За організацію прийому відповідає особисто начальник управління, начальник відділу.

10.13 Прийом народних депутатів з питань депутатської діяльності здійснюється керівниками виконкому, його відділів і управлінь невідкладно.

РОЗДІЛ ХІ

Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі

11.1 Кожен структурний підрозділ виконкому забезпечує  доступність інформації для всіх шляхом розміщення її на сервері у папці свого управління (відділу) або відправлення безпосередньо на комп'ютер відповідного користувача.

11.2 По локальній мережі виконкому міськради повинна передаватися тільки інформація, що стосується компетенції відповідних відділів і управлінь.

11.3 З метою зменшення ризику пошкоджень комп'ютерної техніки та програмного забезпечення необхідно додержуватися вимог щодо роботи з комп'ютерною технікою, наведених у "Правилах користування мережею".

РОЗДІЛ ХІІ

Робота з електронною поштою

12.1 Роботу з електронною поштою здійснює оператор електронної пошти - особа, уповноважена на це керівництвом виконкому міськради, на комп'ютер якої встановлено відповідну програму для роботи з електронною поштою.

12.2 В обов'язки оператора електронної пошти входить:
- приймання від галузевих підрозділів виконкому міської ради матеріалів, призначених для подальшої відправки електронною поштою, а також передача одержаної пошти до загального відділу

- виконання безпосереднього процесу прийому-передачі пошти;
- реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації.

12.3 Після процедури реєстрації отриманої електронної документації оператор електронної пошти повинен:

- для пошти, що надійшла безпосередньо на адресу міського голови (заступників голови) або виконкому міської ради, передати копію документу на паперовому носії до загального відділу (у випадку одержання великих баз даних, графічних файлів питання про створення друкованих копій вирішується в робочому порядку);
- для пошти, що надійшла на адресу конкретного галузевого підрозділу виконкому, надіслати електронну копію листа одержувачу по локальній комп'ютерній мережі або одержувач забирає її безпосередньо на електронному носії (дискеті).

12.4 Матеріали для пересилання електронною поштою приймаються від галузевих підрозділів виконкому в електронному вигляді - через локальну комп'ютерну мережу або на дискеті. У друкованому вигляді інформація приймається тільки у випадку відсутності доступу відправника до електронного першоджерела надрукованої інформації.

12.5. Керівники управлінь і відділів виконкому, які мають електронні адреси, зобов 'язані доповідати міському голові або заступникам міського голови про зміст отриманої електронною поштою інформації.

12.6. Загальний відділ всю отриману пошту на паперових носіях реєструє в журналі реєстрації електронної пошти.  Після реєстрації електронна пошта надається міському голові (особі, що його заміщує) на резолюцію.

РОЗДІЛ ХІІІ
Робота з кадрами

Загальні положення

13.1. Для зайняття посад і просування по службі у виконавчих органах Чопської міської ради створюється Кадровий резерв за рішенням  Чопської міської ради.

Формування кадрового резерву передбачає добір працівників, які:

спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина;

мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

13.2. Кадровий резерв формується з:

посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування;

спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

13.3. До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

13.4. Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою або відповідною радою, згідно із Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" не формується.

На посади інших працівників органів місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради - не менше двох осіб; на посади спеціалістів цих органів - не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву.

Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, що складається за визначеним зразком, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

13.5. Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови. Якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження кандидатур з відповідними органами виконавчої влади, зарахування до резерву проводиться після такого погодження.

13.6. Після зарахування до кадрового резерву на посади, робота на яких передбачає доступ до державної таємниці, розглядається питання щодо оформлення в установленому порядку відповідного допуску особам, які його не мають.

13.7. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно із особистими річними планами, затвердженими керівниками  відповідного підрозділу або міським головою:

-вивчення і аналіз виконання законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування;

-систематичне навчання шляхом самоосвіти;

-періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

-участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

-стажування протягом не більш як два місяці в органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника;

-виконання обов'язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

-залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

-участь у підготовці проектів актів законодавства, інших нормативних документів.

13.8. Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів у міській раді, покладається відповідно на міського голову, на інші посади - на керівників управлінь  та відділів.

13.9. Порядок формування та ведення кадрового резерву визначається міським головою згідно з Типовим порядком.

13.10. Відділ режимно - секретної та кадрової роботи  готує списки кадрового резерву, систематично аналізує та узагальнює практику його формування, вносить пропозиції керівництву щодо вдосконалення цієї роботи.

13.11. Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу.

Просування по службі посадової особи місцевого самоврядування, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за рішенням міського голови поза конкурсом.

13.12. Міський голова несе відповідальність перед радою за ефективну підготовку і використання кадрового резерву.

13.13. Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника управління, відділу, іншого виконавчого органу, виконавчого апарату, в якому він працює. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад  при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування

13.14 Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

13.15 Оголошення про конкурс публікується в газеті  або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії виконавчого комітету Чопської міської ради (У відділ режимно - секретної та кадрової роботи) документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.

13.16 За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу.

Голова конкурсної комісії за погодженням з міським головою визначає дату проведення іспиту. Секретар конкурсної комісії (начальник Відділу режимно - секретної та кадрової роботи) повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.

При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву виконавчого комітету Чопської міської ради і протягом року прийняті на вакантну посаду або нижчу посаду без повторного конкурсу.

До участі у конкурсі не допускаються особи, які:
- досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
- визнані в установленому порядку недієздатними;
- мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;
- у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками ;
- позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;
- в інших випадках, установлених законами.

13.17 Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

13.18 При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов'язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.

Прийняття на службу до виконкому міської ради поза конкурсом

13.19 Прийняття на службу здійснюється:
а) на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні";
б) на посаду секретаря міської ради - шляхом обрання відповідною радою;
в) на посади заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради - шляхом затвердження відповідною радою, за поданням міського голови.

13.20 Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови,  може здійснюватися прийняття на роботу:
а) державних службовців або посадових осіб органів місцевого самоврядування, які успішно пройшли стажування;
б) випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом міськради;
в) працівників патронатної служби.

Стажування на службі в органах місцевого самоврядування

13.21 З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у виконкомі міськради, проводиться стажування особи терміном до 2-х  місяців, але не менше 2 -х тижнів.

13.22 Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.

13.23 Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.94 №804, та Положенням про порядок стажування  у виконавчому комітеті Чопської міської  ради та його структурних підрозділах, затвердженого рішенням 8-ої сесії 5-го скл. Чопської міської ради від 06.03.07р. № 11.

13.24 З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про дозвіл його на проходження стажування за погодженням з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, або з керуючим справами згідно з розподілом обов'язків.

13.25 Керівник відділу, управління, інших виконавчих органів міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця - керівника стажування з числа посадових осіб.

13.26 Після закінчення стажування стажист подає на ім"я  міського голови звіт про стажування та висновки керівника стажування щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.

Продовження терміну перебування на службі
в органах місцевого самоврядування

13.27 Термін перебування на службі в органах місцевого самоврядування осіб, які досягли граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування, може бути продовжено, але не більш як на 5 років, за розпорядженням міського голови.

13.28 Подання керівника управління, відділу та інших виконавчих органів міської ради щодо продовження терміну перебування в органах місцевого самоврядування подається до відділу режимно - секретної та кадрової роботи за місяць до досягнення посадовою особою граничного віку перебування на службі або закінчення терміну попереднього продовження.

13.29 У поданні разом з обґрунтуванням потреби продовження зазначеного терміну вказується причина невикористання кадрового резерву на посаду, яку обіймає посадова особа, що досягла граничного віку перебування на службі, список кадрового резерву та термін його підготовки на цю посаду.

Посадові інструкції

13.30 На кожну посаду відповідно до штатного розпису в місячний термін після затвердження радою структури і чисельності апарату виконкому, його управлінь і відділів розробляється посадова інструкція.

13.31 Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій управлінь та відділів.

13.32 Всі посадові інструкції складаються безпосередніми керівниками структурних підрозділів спільно з  юрисконсультом, погоджується юрисконсультом та заступниками міського голови, керуючим справами (відповідно до розподілу між ними), і затверджуються міським головою

13.33 Посадові інструкції складаються з 4 разділів:
1. Загальні положення.
2. Завдання, обов'язки та повноваження.
3. Права.
4. Відповідальність.

13.34 Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під розпис.

13.35 Затверджені посадові інструкції зберігаються у  відділі режимно - секретної та кадрової роботи. Копії посадових інструкцій передаються в управління і відділи виконкому.

РОЗДІЛ ХІV
Організація використання робочого часу

14.1 Режим роботи

14.1.1 У виконкомі міської ради, його відділах, управліннях та інших структурних підрозділах встановлюється єдиний режим роботи незалежно від місця їх розташування.

Початок о 08.30
Закінчення о 18.00
Обідня перерва з 13.00 до 14.00.

В п"ятницю - з 08.30 до 14.30 без перерви на обід    

У передсвяткові дні закінчення робочого дня відбувається на 1 год. раніше

14.1.2 Перебування працівників підрозділів із службових питань в робочий час за межами будинку повинно бути попередньо погоджено з керівниками відповідних управлінь і відділів.

14.1.3 Начальники управлінь та відділів повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час  секретаря міського голови шляхом запису в спеціальній книзі обліку з відміткою про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким кожного можна знайти.

14.1.4 Виїзди начальників управлінь та відділів виконкому міськради за межі міста обов'язково здійснюються за розпорядженням міського голови.

14.1.5 Чергування у виконкомі міськради у святкові дні здійснюється за розпорядженням міського голови. Відповідальними черговими призначаються  заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар міської ради. Графіки чергування узгоджуються з керуючим справами виконкому ізатверджуються міським головою шляхом видання розпорядження.

14.1.6 Надання відгулів за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови .

14.1.7 У кожному управлінні ведеться окремий табельний облік робочого часу його працівників. Табельний облік робочого часу  працівників в управління виконавчого комітету веде визначена керівником особа, облік робочого часу в апараті міської ради -  відділ режимно - секретної та кадрової роботи.

14.1.8 Табель обліку робочого часу працівників апарату міської ради, підписаний начальником відділу режимно - секретної та кадрової роботи  та міським головою здається у фінансово-господарській відділ 20 числа кожного місяця.

14.1.9 Кожен працівник виконкому повинен підтримувати нормальний морально-психологічний клімат в установі:
- з повагою ставитися до колег і співробітників;
- надавати необхідну допомогу в роботі, уважно ставитись до відвідувачів;
- бути коректним, витриманим, ввічливим у спілкуванні з будь-ким.

РОЗДІЛ ХV
Основні та додаткові щорічні відпустки,  відрядження

15.1 Щорічно до 31 грудня відділом режимно - секретної та кадрової роботи за погодженням з профспілковим комітетом складається графік основних щорічних та додаткових відпусток працівників на наступний рік, якій затверджується  міським головою.

Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин або виходячи із загальної виробничої потреби за дозволом міського голови.

15.2 Основна щорічна та додаткові відпустки керівникам відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради надаються  розпорядженням міського голови за заявою, погодженою заступниками міського голови, керуючим справами виконкому (за підлеглістю), з визначенням посадової особи, на яку покладаються обов'язки відсутнього працівника.

15.3 Основна  щорічна та додаткові відпустки працівникам виконкому, відділів, інших виконавчих органів ради надаються розпорядженням міського голови за заявою, погодженою начальником структурного підрозділу виконкому відповідно до графіка.

15.3.1.Основна щорічна та додаткові відпустки працівникам управлінь надаються наказом відповідного управління за заявою.

15.4 Основна щорічна і додаткові відпустки заступникам міського голови, секретарю міськради надаються за їх заявами, розпорядженням міського голови.

15.5 Основна щорічна і додаткові відпустки керуючого справами виконкому надаються розпорядженням міського голови з визначенням заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, на якого покладаються обов'язки керуючого справами.

15.6 Основна щорічна відпустка за бажанням працівника можє надаватися разом або частками відповідно до чинного законодавства.

15.7 Рішення про виїзд у відрядження керівників відділів і управлінь, працівників виконкому приймає міський голова, а в разі його відсутності - заступник міського голови, на якого покладено виконання обов'язків міського голови, у формі розпорядження.

 Відділ режимно - секретної та кадрової роботи готує проект розпорядження міського голови про виїзд у відрядження та передає його міському голові. Після підписання розпорядження міським головою і його реєстрації, фінансово - господарський відділ видає посвідчення про відрядження. Право підписання посвідчень про відрядження має міський голова або особа, що його заміщує.  

15.8 Авансовий звіт про відрядження затверджується міським головою не пізніше трьох робочих днів від дня повернення працівника з відрядження і в цей же термін подається працівником до фінансово-господарського відділу.

РОЗДІЛ ХVІ
Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове
зберігання архівних документів та їх використання

16.1 Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчого комітету міської ради встановлені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,  місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року № 1153. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

16.2 Конкретний комплекс документів, які створюються у відділах, управліннях, комітетах, службах виконкому визначається номенклатурою справ - систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

16.3. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконкому ведеться у всіх відділах, управліннях, комітетах та інших виконавчих органах ради згідно з Інструкцією з діловодства.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ.

Методичне керівництво покладається на районний архів. Контроль за формуванням справ здійснює загальний   відділ виконкому та особи, відповідальні за стан діловодства у структурних підрозділах.

16.4 Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів  виконкому зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою структурних підрозділів.

Схоронність справ забезпечується завідуючими відділами та начальниками управлінь виконкому і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

16.5 На підставі номенклатур справ та переліків експертна комісія, яку очолює керуючий справами виконкому, проводить експертизу цінності документів.

Щорічно за її результатами кожний структурний підрозділ виконкому складає описи справ постійного зберігання та з особового складу, подає пропозиції до загального відділу виконкому щодо складання акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.

16.6 Повністю сформовані справи постійного і тривалого строків зберігання передаються в архів виконкому. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, посадова особа, на яку покладено відповідальність за архів виконкому, оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Передача справ до архіву виконкому проводиться щорічно протягом січня наступного року за минулий рік.

16.7 Посадова особа, на яку покладено відповідальність за архів виконкому, згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", здійснює тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Основні завдання і функції архівного підрозділу, передбачені Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, покладаються на посадову особу, на яку покладено відповідальність за архів виконкому.

16.8 Для документів постійного зберігання  встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконкомі - 5 років.

Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до Ужгородського державного районного архіву за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

СПИСОК
запрошених на засідання виконкому міськради
"__"_____20__ року з питання "Про підсумки соціально-економічного
розвитку міста за 20__ рік"

Секретар міської ради                                                                                    О.П. Фелдій

Додаток 2
до регламенту виконкому
міськради

П Л А Н

діяльності Чопської міської ради (або виконавчого органу) з підготовки
проектів регуляторних актів на _________________ рік

Секретар міської ради                                                                                    О.П. Фелдій

Додаток 3
до регламенту виконкому
міськради

Зразок журналу реєстрації
проектів РА та АРВ, підготовлених виконавчими органами місцевого
самоврядування у _____________ році

Секретар міської ради                                                                                    О.П. Фелдій